Mühendislik Yöneticileri İçin Çatışma Yönetimi - Conflict Management

Merhaba Sevgili Okurlar,

       Bu yazımda Software Enginnering Manager’lerin çatışma yönetimini nasıl yönetmeleri konusunda bazı yöntem ve tavsiyelerde bulunacağım. Yöneticilerin sıklıkla iş yerlerinde karşılaştıkları kişiler ya da ekipler arasındaki fikir ayrılıkları yöneticilerin dikkatle ele almaları ve yönetmeleri gereken bir konu. Göz ardı edildiğinde iş ve ekip ortamına negatif etki oluşturabilecek bir durum. Eğer bu konuyu ele almazsanız ekibinizde giderek büyüyen bir alev topu olacağını unutmayın. Yakalanamayan proje deadline’ı, pasif agresif cevaplar, tokisk ekip kültürü, işi iyi yapan insanları kaybetmeye kadar gidebilecek önemli ve dikkatli ele alınması gereken bir konu. Çözüldüğünde ise genellikle iletişim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar olunduğunu göreceksiniz, anlaşmazlıkların adreslediğini , bozuk süreçlerde iyileşme, sorumlulukların net ve belirgin olması gibi bir çok konunun iyileştiğini ve ekip içi güven duygusunun arttığını göreceksiniz. Elbette bu süreç dikkatle ele alınması gereken bir konu ve yöneticilerin zaman zaman canını sıkan durumlar olabiliyor. İşte bu sebeple bu konuyu sizlerle ele almak istedim.

     İlk olarak iş yerinde çatışma türlerine bakalım:

İş ile ilgili Çatışmalar

      Bunlar genellikle iş ile ilgili  çatışmalardır. Proje deadline’ı, proje hedefleri, işlerin atanma şekli, ekip içi iş yükü vb. Bu gibi durumlarda projeyi nasıl yöneteceğimiz, hangi proje metodolojilerini uygulayacağımız, ekip ile net bir şekilde paylaşılıp politika üzerinde hem fikir olunmalı. Kuralları önceden belirleyip anlaştıktan sonra çatışmalar da azalacaktır.

Rol ile ilgili Çatışmalar

      Kesişen ya da net olmayan roller ekip içi çatışmaya neden olacaktır. Aynı hedefe sahip olan ya da hedefleri kesişen kişiler arasında anlaşmazlık çıkması olasıdır. Dolayısı ile bir projeye başlamadan önce roller ve sorumlulukları net olarak belirlenmeli ve ekip ile paylaşlıp hemfikir olunduktan sonra işlere başlamalıyız. Projelerde ekip rol ve sorumluluklarını belirlemek için RACI metodundan yararlanabilirsiniz.

Kişisel Çatışmalar

      Ekiplerimiz insanlardan oluştuğu ve her bir insanın da farklı değerleri , yargıları ve fikirleri olduğu için ekip içi çatışma çıkması da oldukça normal. Eğer dünyanın farklı bölgelerinden ekiplerle çalışıyorsanız kültürel farklılıklar da buna sebep olabilir.

Çatışmanın En Temel Sebepleri

  İletişimsizlik:

        Çatışmanın en sık karşılaşılan sebebi zayıf iletişim. Ekip üyeleri ve yöneticiler arasında açık ve net bir iletişim olmalı. Gerektiğinde ekip birbirine geri bildirim vermeli. Eğer bir şey sizin için yanlışsa bunu karşı tarafla paylaşmalısınız , eğer yönetici olarak beklentileriniz varsa bunları net bir şekilde ekiple paylaşmalısınız. Bazen ekip içi hangi durumda ne yapılmalı  şeklinde oluşturulan politikalar çatışma olmasını engellemeye yardımcı olur. Yaşanan bir sorun karşısında ekip üyesi ne yapması gerektiğini bilir.

       Yazışma ile yapılan iletişim, ya da eksik iletişim çatışmaya sebep olabilir. Dolayısı ile bir sorun oluştuğunda yöneticinize şikayet etmeden ilgili kişi ile konuşup rahatsız olduğunuz durumu nazik bir şekilde anlatıp çözüme kavuşturmayı deneyebilirsiniz.

Net Olmayan Roller ve Beklentiler:

        Daha önce de bahsettiğimiz net olmayan roller ya da hedefleri kesişen rollere sahip olan ekip üyeleri arasında çatışma olması kaçınılmaz. Yönetici olarak projeye başlarken kim işin hangi kısmını halledecek. Hangi sorumluluğu alacak belirleyip, ekibe sunmalıyız. 

Son olarak bir projeye başlıyorsak bir yönetici olarak bizim için önemli olan beklentiler varsa bunları ekiple paylaşmalı ve hem fikir olmalıyız. Proje deadline’ı ya da proje için kritik olan görevler gibi.

  Kişisel Uyumsuzluklar:

        Harika bir ekip kurduğunuzu düşünseniz bile bazen kişisel çatışmalar kaçınılmaz oluyor. İnsan faktörü işin içine girince bir çok kompleks etken devreye giriyor ve bir yerde çatışma patlak verebiliyor.

Öyleyse çatışmayı nasıl çözeceğimize bakalım:

Çözüm:

Adım 1 : Problemin Kaynağını Bulma

    Problemin kaynağını bulmak işin en önemli kısmı, sorunu çözmek için sorunu anlamalısınız, anlamak için ise tarafları dinlemelisiniz. Bir çatışmanın iki tarafını da tarafsız bir şekilde dinleyip açık uçlu sorular sormalısınız ? İlk olarak ona söz verip sorunu anlatmasını isteyerek başlayabilirsiniz. Sorunun kaynağı nedir sence ? Ne olsa daha iyi olur? Sence çözüm için ne yapmalıyız gibi sorular sorarak durumu anlamaya çalışmalıyız. 

Kişileri dinlerken onların sorunlarını önemsediğimizi hissettirmeliyiz. Unutmayın eğer yönetici olarak onlara değer verdiğinizi hissettirmezseniz sizle doğruyu paylaşmayacaklardır. Dinlerken kişisel yorum yapmaktan ya da taraf tutmaktan kaçınmalıyız. Tarafsız bir şekilde dinleyip, sorun kaynağını anlamaya yönelik sorular sorup not almak faydalı olacaktır.

Adım 2 : Tarafları Bir Araya Getirme

    İki tarafı dinlediniz , artık elinizde bilgi var dolayısı ile üzerinde düşünün.  Tarafların bir araya gelebileceğini düşünüyorsanız. Her iki tarafla bir görüşme ayarlayıp, tarafsız bir şekilde görüşmeye liderlik edin. Yönetici olarak neden iki tarafı bir araya getirmeliyim? diye düşünebilirsiniz. Eğer bunu yapmazsanız her zaman iki taraf birbirini suçlayacaktır. Ve çözülmesi gereken sorun da bu iki taraf arasındadır. İki taraf için de uygun bir ortam ve zamanda bir görüşme ayarlayın. Unutmayın ki çatışma yönetimi her zaman gizli tutulmalıdır. Ekibin diğer üyelerini etkileyen bir durum yoksa baştan beri işi gizlilik içinde yönetin. Görüşme kurallarını taraflara belirtin. Herkese kendini ifade etmesi için eşit zaman, kimse kimsenin sözünü kesmeyecek, tartışma ortamı oluşsun istemiyorum, çözüm odaklı olmalıyız diyebilirsiniz.  Bu görüşmenin amacı kaynağını belirlemek ve çözüm için iki tarafla anlaşmaktır. En kötü durum bu görüşmenin sonuçsuz kalması ya da yeni bir tartışmaya yol açması olur. Bunu istemeyiz.

Adım 3: Çözüm Konusunda Hem Fikir Olma

    İki tarafa sorunun temel kaynağını açıklayın. Bunu çözmek için onlara ne yapmamız gerekli diye sorabilirsiniz ? Çoğu zaman cevap gelmez. Öyle ise siz bazı tavsiyelerde bulunup bunları iki tarafla paylaşın. Taraflara bu çözümün mantıklı olup olmayacağını sorun. Her iki taraf da hem fikir ise. Birlikte yazılı olarak email ile olabilir. Bundan sonrası için takip edilecek adımları paylaşın. İki tarafında bu kurallara uyacağına dair söz alın. 

    Her iki tarafa da eşit mesafede olduğunuzu ve geçmişin geçmişte kaldığını çözüm için ne yapılabileceği vurgulayın.

Adım 4: Takip etme

    Son olarak iki tarafla düzenli olarak check-in yapabilirsiniz. İki taraf da anlaşılan kurallara uyuyor mu ? Durum iyiye gidiyor mu? diye taraflarla görüşme ayarlayabilirsiniz. Geri bildirim isteyebilirsiniz. Sence konu ile ilgili neler düzeldi? Neler hala aynı ?

    Çatışma yönetiminiz iyi gittiyse olumlu çıktıları dokümante edebilirsiniz. Hatta her iki taraf da bunun gizli kalmasını istemezse bunu bir gelişme alanı olarak görüp, başarı hikayesi olarak geniş gruplarla paylaşabilirsiniz.

    Bu yazının sonuna geldik. İyi şanslar sevgili yönetici bazen doğru metodu doğru zamanda uygulasanız bile sorunun çözülmediğini göreceksiniz o zaman belkide sorumluluk alıp farklı kararlar verme zamanıdır. Belki de ekip üyesini farklı bir proje de çalıştırma, farklı işler verme hatta maalesef, bu ekip üyesi ile yolları ayırma kararı da almak senin sorumluluklarından biri ama bu aşamaya kadar deneyecek metotların var, bu konu ile ilgili eğitim de alabilirsin. Büyük oranda çözüleceğine emin ol, tarafsız ve adil bir şekilde çatışmayı yönetmen yeterli.

Okuduğunuz için teşekkürler, bir sonraki yazımda görüşmek üzere.